ビジネスメールの正しい書き方

ビジネスでは、日常的なやり取りにメールを使うことが増えてきました。このビジネスメールについて「書き方に自信がない」という方も多いのではないでしょうか。ビジネスメールでは、ただ連絡を取り合うだけではなく、相手に失礼のないようにマナーを守ることが重要です。メールのマナーを知らずにやりとりすると、気づかない間に相手に不快感を与えてしまうかもしれません。

今回の記事では、基本的な「ビジネスメールの正しい書き方」を、本文を構成する６つの要素に沿って解説していきます。以下のポイントに注意すれば、相手に失礼のないメールを作成できますので、ぜひ参考にしてみてください。

１，件名は簡潔に分かりやすく

ビジネスメールの件名は、分かりやすく具体的にしましょう。そのメールの用件がひと目でわかるような件名を書くと、相手に伝わりやすいでしょう。

分かりづらい件名をつけてしまうと、見落とされたり後回しにされてしまったりする可能性もあります。

用件を件名に記入することで「何のメール」なのかはっきりさせましょう。

例えば「お世話になっております」や「ご確認お願いします」という件名では、本文まで読まないとメールの目的と送信者が判別できません。ビジネスマナーに則ってわかりやすさを意識しましょう。

例　「中途採用応募の件／履歴書の送付」　氏名

２，本文の最初には必ず宛名を書く

メールの本文の最初には必ず宛名を書きます。いきなり用件から入ってはいけません。

宛名の基本は「会社名＋部署名＋氏名＋様」です。

会社名は、省略せずに正式名称で書いたうえで、部署名、担当者の名前を記入します。 会社名と部署名の後は、それぞれ改行するのが一般的です。

部署や氏名が分からない場合は「ご担当者様」と書いておきましょう。

相手の顔が見えないメールだからこそ、丁寧に心がけたいものです。相手の氏名を絶対に間違えないようにしましょう。

例　株式会社〇〇　営業部　×××様

３，あいさつと名前

宛名の次は、あいさつと自らの所属、氏名を名乗りましょう。あいさつは相手との関係や状況に応じて変えます。どんなときも気持ちよいあいさつを心がけましょう。

挨拶文はある程度、形式が決まっています。

社外メールでは「いつもお世話になっております」と始めて「会社名＋部署名＋氏名」とするのが基本です。社内メールの場合は「お疲れ様です」と始めて、「自分の部署名」「自分の名前」という順番で書くのが普通です。

４，用件は短く簡潔に書く

要件を書く際にも、件名同様に「用件を短く、分かりやすく」を心掛けましょう。

まず先に分かりやすく用件を伝え、その後に詳細や補足事項を書いていくと読みやすいメールになります。

伝えるべき内容を整理して、相手がひと目で理解できるように書きましょう。

適切なところで改行したり、1行空けて段落を作るなど、見栄えにも注意してください。

５，結びの言葉を入れる

用件を書き終えたら、結びの言葉で締めましょう。

挨拶に始まり挨拶に終わるのが、ビジネスメールのマナーです。

通常は「何卒よろしくお願いいたします」でいいでしょう。結びの挨拶で念押しや心遣いをすることもできます。気持ちよい挨拶をする人だと思ってもらえるよう、挨拶を欠かさないようにしましょう。

６，本文を書き終えた後には署名を入れる

署名とは、自分の連絡先を正確に記載します。「会社名」「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」の順で、それぞれ改行して文末に記載します。

電話番号とメールアドレスは最もつながりやすいものを選んで書くのが基本です。メールアドレスは会社、また個人があればその両方を使用します。

署名の上下に「―」や「***」などの記号を置き、署名の部分を挟むと、本文と見分けやすくなるのでおすすめです。

ほとんどのメールソフトには、一度設定しておけばクリックするだけで署名を入力できる機能が付いています。署名の形式や内容は、決まっているのであれば、あらかじめ設定しておくと便利です。

まとめ

ここまでビジネスメールの基本的な書き方と用語について紹介してきました。メールの書き方はそんなに難しいものではありません。ですが、最低限のマナーを守ることができていなければ、相手からの信用を失いかねません。

最低限のマナーを覚えて、効率的にメール業務を行えるようにしていきましょう。