履歴書をメールで送るときのマナー

転職活動中には、会社の採用担当者からメールでの履歴書送付を求められることがあります。

ここでは、メールで履歴書を送る際のマナーや、最適な添付ファイルの形式などを紹介します。

メール対応やマナーの有無で「個人情報を扱うにあたってビジネスでの必要な心得が身に付いているか」や「相手のことをかんがえられているか」が分かります。

出来るかできないかで、採用担当者があなたに抱く印象は大きく変わるでしょう。ぜひ、ポイントを理解してください。

1、履歴書は指示されたらすぐに送る

履歴書をメールで送るよう指示を受けたら、できる限り素早く対応しましょう。

先方を待たせると、「メールを確認しない人なのかな？」「採用しても仕事を後回しにするかも」とマイナスの印象を持たれてしまう可能性があります。

指示があった当日中に、遅くとも翌日までには履歴書を添付したメールを送りましょう。

ただし、深夜などあまり極端な時間帯にメールを送るのは避けておいた方が無難でしょう。

履歴書は転職活動で必ず必要になる書類のため、事前にメールで送れるデータを準備しておくのがベストです。

もし、紙の履歴書しか準備しておらず提出までに時間が掛かってしまうという場合は、取り急ぎ「いつまでに送付します」という具体的な日にちをメールで連絡しておくとよいでしょう。

２、メールの件名、本文はわかりやすく

件名は、メールの内容が簡潔に伝わるようにつけましょう。

採用担当者は毎日たくさんのメールをチェックしているため、分かりづらい件名をつけてしまうと、見落とされたり後回しにされてしまったりする可能性もあります。

メールを受けとった時、すぐに分かるように「内容＋氏名」を記載すると分かりやすいです。

本文は、宛先・あいさつと名前・ 用件・締めのあいさつ・署名の６つでの構成されています。

適度に改行を入れながら、採用担当者が読みやすく、わかりやすい文面を心がけましょう。

本文の詳しい書き方はビジネスメールの正しい書き方を御覧ください。

３、セキュリティ対策をして送る

履歴書など個人情報データを扱うときには、セキュリティ対策として履歴書のファイルにパスワードをかけて送りましょう。

ビジネスでは、個人情報のような重要な情報の取り扱いに、細心の注意と慎重さが求められます。

応募企業に提出する履歴書も、履歴書にパスワードをかけずに送ってしまうと、「入社してからも重要なデータをずさんに扱うのでは？」と不安に思われてしまう可能性もあるので気をつけましょう。

履歴書にパスワードを設定してメールで送る場合は、メールが流出してしまった場合の対策として、「履歴書を添付したメール」と「パスワードを知らせるメール」の2通に分けてメールを送るようにしましょう。

そして履歴書を添付したメールには、採用担当者にパスワード設定していることがわかるよう「履歴書にパスワードをかけていること」と「あとでパスワードを送ること」を書いておきます。

パスワードだけでなく、指定アドレスやアカウントしか閲覧できないクラウドサービスなども活用してセキュリティ対策を行うと、より安全ですね。

４、ファイル形式は「PDF」がおすすめ

書類を送る際のおすすめのファイル形式は、PDFが最適です。

PDFファイルで送るメリットは、印刷が簡単にできること、OSの違いに左右されないこと、文字化けの心配がないこと、レイアウト崩れしにくいことです。

WordやExcelの履歴書の場合、第三者に内容が変更されてしまったり削除されたりする恐れがありますが、PDFファイルは編集できないため、そのリスク回避もできます。

履歴書をWordやExcelで作っていた場合は、添付する際にPDFファイルに変換するのがおすすめです。

PDFへの変換方法はこちらで説明しているので、チェックしてください。

まとめ

ビジネスメールでのマナーは、社会人として大切なスキルのひとつです。

正しいビジネスメールのマナーを身に付けるとともに、応募書類の添付ミスや誤字脱字などがないようにしっかりチェックしましょう。